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会议服务流程
常见的会议台型:剧院型董事型回字型鱼骨型U型课桌型等也可以根据客人的
要求摆台。
常见的会议类型:高级会议(如政府接待 公司内部董事会 国际会议等)贸易洽谈会、茶话会、公司培训会、新闻发布会、知识讲座等。
 
一.会前。
1、领受任务熟知以下内容:
(1)会议名称
(2)会议性质
(3)与会人数
(4)会议期限
(5)会议休息时间表
(6)会议活动范围
(7)准备内容
(8)注意事项
 
2、会前准备
(1)根据会议的要求摆好会议的台型工程人员检查照明、音响、视频、空调等设备,根据会议要求增添新的设备冬夏季要调整好室温,注意通风。冬季要保暖
(2)会场指示牌在酒店的大堂明显位置摆放会议的指示牌在会场门口附近显眼位置摆放会议指示牌。
(3)有主席台的话 布置鲜花或其他装饰物各个位置根据要求可以摆放人名卡。
(4)主席台上方或根据客人要求在合适的位置由工程部协助挂好横幅。
(5)登记台: 会场门口或大堂摆放签到台并有指示牌签到薄方便参会客人签到。
(6)休息安排熟悉本次会议的休息时间表可以提前与销售或客人沟通安排合适的休息区域,并准备茶歇。
(7)有茶歇的时候提前根据会议人数搭设好茶歇台准备好充足的餐具,饮品,食品根据主办方的要求按时提供。
(8)服务员配备人员安排到位告知其负责的区域和服务内容让其准备好所需的东西适时提供服务。
(9)会场清洁会场布置结束后清理好会场卫生等待会议开始。
(10)接手纪念品、礼品(发放)如遇到一些公司的年会等 需要帮助客人保管发放礼品的在收货时要做好登记。
(11)礼仪演习彩排如果会议当中需要专门的礼仪协助服务提前与客人沟通好服务内容对专人进行培训保证服务质量。
 
3、会前检查
会议开始前,根据会议内容列项检查:如设备设施、会议物品,人员准备情况等。
 
二.会中
1.引领:准备大厅指示牌、引领员,引导客人到指定会议区域由主办方登记专人引领重要嘉宾到位。
2.会中服务
(1)主席台上湿巾、倒茶水服务其他会议区域根据情况而定客人就位后斟倒茶水或矿泉水。
(2)会场秩序维持服务,不要让与会无关的人员进入会场保持会场周围的安静不要有噪音或异味影响会议进行。
(3)加水 清洁服务,会议进行当中适时的为客人添加饮品清理桌面垃圾。
(4)委托代办服务,可以为了方便客人帮助客人做符合规章范围内的服务,如帮助客人打印文件递送物品等。
(5)出会场的引领服务,客人出会场时,上前主动问候:“先生,请问需要帮助吗?”引领客人去洗手间等地方。
(6)应急情况处理:对会议服务员工进行培训 如遇到紧急情况如火灾疏散禁坐电梯指引客人迅速从安全通道撤离;失窃做当事人询问笔录、相关人询问笔录;停电、溢水安抚客人迅速找相关人员解决;如遇到病人疾病突发迅速拨打急救中心电话并可以找相关人员在现场展开急症救护等。
3. 会中茶歇休息:会议进行中可能会有短暂的休息时间要提前与主办方沟通熟悉什么时候开始提前十分钟准备好茶歇的食品饮品待茶歇开始后为客人提供咖啡 茶 食品服务及时清理台面卫生保证会场清洁。
4. 会议结束时,如遇到参会人员合影留念,迅速为客人摆好位子,协助客人完成合影。
5. 结账:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,由领班及以上人员与客户进行核对并结帐。
6.道别:与参会人员主办方热情道别并提醒客人带好随身物品。
 
三. 会后
1.宾客全部离开会场后,服务员要检查会场有无客人遗忘的物品。如发现宾客的遗留物品要及时与会务组联系,尽快转交失主并登记。
2.撤会议物品,桌椅、餐具。
3.清洁会场。
4.关闭电器设备。
5.检查清理情况。
6.服务人员撤出,锁闭会议厅。
7. 根据本次会议的服务情况进行总结。
 
会议接待服务标准:
1. 服务员上岗前要按规定化妆、修饰,认真整理工装、工牌,仪容仪表端庄、整洁、精神饱满;提前到达会场。
2.会场内卫生整洁,会场所需物品摆放整齐、美观。
3.迎宾站立时保持正确站姿,真诚微笑来宾到达时要热情迎候,依次接待。
4.给来宾提供服务要主动、热情、耐心、周到,回答来宾问题要得体、明确。
5.给来宾引位要及时,客人入座后1分钟内需倒上茶水,递上香巾。
6.会议进行中,每隔10——15分钟,及时增添茶水。
7.会议进行中,服务员应站在合适的位置,悉心观察会场状况。
8.送客人时,要及时提醒客人拿好物品,并道“请走好”。
9.会后清理工作要及时、仔细。
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